Lembaga pendidikan mungkin bukan instansi yang terlihat sangat membutuhkan penataan dan pengelolaan arsip. Padahal jika dilihat dari dekat, kegiatan administrasi yang berlangsung di dunia pendidikan sangatlah banyak. Jenis dokumennya pun beragam mulai dari dokumen pribadi milik pegawai hingga arsip khusus milik instansi.
Bila dahulu, lembaga pendidikan menyimpan dan
mengelola arsip fisik maka belakangan ini mereka mulai mengenal arsip digital.
Kegiatan pengalihan dari arsip fisik ke arsip digital pun sedang
gencar-gencarnya dilakukan. Lalu, apa sajakah kelebihan yang dimiliki oleh
arsip digital?
4 Kelebihan Arsip
Digital bagi Lembaga Pendidikan
Sama seperti email yang memungkinkan manusia berkirim
pesan secara elektronik, maka arsip digital memudahkan akses dokumen lembaga
pendidikan secara digital. Anda tidak perlu lagi bergantung dengan arsip fisik
yang kompleks dan mudah rusak. Bicara mengenai kelebihan arsip digital simak
selengkapnya berikut ini:
- Proses
Pengelolaan Arsip Lebih Mudah dan Fleksibel
Jika sebelumnya perusahaan harus menyediakan tempat
yang lapang untuk menyimpan dan mengelola arsip fisik maka dengan arsip digital
semuanya jadi lebih ringkas dan fleksibel. Yang dibutuhkan adalah perangkat
komputer, memori penyimpanan dan aplikasi pengelola arsip terbaik.
Karena pengelolaan arsip dilakukan secara online maka
petugas dapat mengontrolnya dengan cepat dan mudah dari mana pun dan kapan pun
tidak terbatas pada satu tempat. Fleksibilitas pengelolaan inilah yang membuat
lembaga pendidikan memilih beralih ke arsip digital.
- Ada
Jaminan Keamanan Data
Data yang dikelola oleh lembaga pendidikan tidak hanya
berhubungan dengan aktivitas kependidikan tapi lebih banyak dari itu. Ketika
menggunakan arsip fisik, pegawai kearsipan harus mengelola arsip secara
sistematis dari satu rak buku ke rak lainnya.
Namun teknologi digitalisasi memungkinkan Anda
mengakses dokumen secara online. Bagaimana dengan sistem keamanannya? Security
digital tidak kalah bagus dengan keamanan fisik. Ada sistem kerahasiaan data
yang memungkinkan dokumen lembaga pendidikan hanya dapat diakses oleh mereka
yang berhak melakukannya.
- Efisiensi
Tinggi dalam Pencarian Dokumen
Bila sebelumnya Anda membutuhkan waktu berjam-jam
untuk menemukan dokumen lama di ruang kerasipan maka melalui arsip digital
waktu yang dibutuhkan lebih sedikit. Dengan atau tanpa aplikasi arsip digital,
Anda masih bisa mengakses dokumen yang dibutuhkan menggunakan mesin pencarian.
Kecepatan dan ketepatan menemukan dokumen sangat
penting terutama di sejumlah lembaga pendidikan yang jam kerjanya lebih pendek
dari perusahaan biasa. Kemudahan pencarian dokumen secara tidak langsung akan
mempercepat penyelesaian urusan administrasi lembaga.
- Kemudahan
Distribusi Dokumen dari Jarak Jauh
Pendistribusian dokumen yang mudah dan instan
merupakan poin plus yang tidak dimiliki oleh arsip fisik. Padahal, banyak
kegiatan di lembaga pendidikan yang mengharuskan operator atau petugas
kearsipan untuk mendistribusikan dokumen penting dengan cepat.
Berkat adanya arsip digital, proses transfer data dari
satu orang ke orang lainnya menjadi lebih fleksibel. Apakah Anda ada di kantor
atau di rumah, proses distribusi dokumen tetap bisa diselenggarakan dengan
baik.
Banyaknya kelebihan arsip digital akan sangat
bermanfaat bagi lembaga pendidikan terutama untuk menyelenggarakan kegiatan
administrasi. Proses pengelolaan arsip digital juga jauh lebih mudah karena
sudah lebih modern dan berteknologi canggih.
